传统档案管理业务流程，在当前信息化条件下存在一 些现实问题，需要根据信息化条件与工作实践，对管理流程 进行重新梳理与模式再造。例如，有些档案系统从办公自动化系统接转而来的文件只能人工逐条处理，不能与归档档案数据库实现信息及数据的互联、共享，重复建设和数据“打 架”现象时有发生;
勘测设计的成果(图纸、技术报告)还不能实现自动归档，需手动归档或扫描归档;现行系统在档案在档案密集架上保存、鉴定与利用方面主要依赖档案管理人员手动操作完成�！凹小�、“反复”成为传统档案管理遇到的最主要的困境。
档案管理需要大多数部门的参与，档案管理单位需要通过健全的特色管理体系，明确每个人在项目智能档案密集架管理中的责任、工作内容及目标，划定档案管理与利用各个环节的细节化管理与精细化流程，变静态管理为动态管理，逐步推进精益档案管理的建设步伐。
同时，档案作为知识资源的主要载体，承载着企业丰富的智力资源，蕴藏着宝贵的知识源泉。企业的多项业务，都与档案业务有流程和数据层面的关联。 因此通过数字档案室智能密集架建设，将“精细管理”思想贯穿全程， 改进档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于勘测设计企业主营业务，发挥知识的价值、智慧宝库的功能。
